Politique de Confidentialité

Conformément au RGPD (Règlement UE 2016/679) — Dernière mise à jour : juin 2026

1. Responsable du traitement

HotelMind

2. Données collectées

Donnée	Finalité	Base légale
Nom d'utilisateur	Authentification	Exécution du contrat
Mot de passe (hashé bcrypt)	Sécurité du compte	Exécution du contrat
Nom de l'hôtel	Identification du compte	Exécution du contrat
Adresse email	Communication, facturation	Exécution du contrat
Documents uploadés	Indexation et recherche IA	Exécution du contrat
Questions posées au chatbot	Génération de réponses	Exécution du contrat
Adresse IP	Sécurité (rate limiting)	Intérêt légitime

3. Ce que nous ne faisons PAS

Vos documents ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles IA
Vos données ne sont jamais vendues ni partagées avec des tiers
Aucun cookie de tracking ou publicitaire n'est utilisé
Aucune analyse comportementale n'est effectuée

4. Sous-traitants

Service	Fournisseur	Localisation	Usage
Hébergement serveur	Hetzner Online GmbH	Allemagne (UE)	Stockage données et application
API Intelligence Artificielle	Anthropic (Claude)	États-Unis	Génération de réponses textuelles

Lorsque vous posez une question, des extraits de vos documents sont envoyés à l'API Anthropic pour générer une réponse. Ces données ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles IA d'Anthropic. Conformément à la politique de rétention API d'Anthropic (mise à jour en septembre 2025), les logs API sont conservés pendant 7 jours maximum à des fins de sécurité et de détection d'abus, puis automatiquement supprimés.

Anthropic propose un Data Processing Addendum (DPA) conforme au RGPD, incluant les Clauses Contractuelles Types (SCC) de l'UE pour encadrer les transferts de données vers les États-Unis.

Documents officiels Anthropic :

5. Durée de conservation

Comptes utilisateurs : conservés tant que l'abonnement est actif, supprimés à la désactivation du compte
Documents uploadés : supprimés à la demande du client ou à la désactivation du compte hôtel
Historique de chat : en mémoire uniquement, supprimé à chaque déconnexion
Logs serveur : conservés de manière limitée et purgés régulièrement

6. Sécurité

Chiffrement HTTPS/TLS pour toutes les communications
Mots de passe hashés avec bcrypt (irréversible)
Limitation de débit sur les tentatives de connexion
Serveurs hébergés dans l'Union Européenne
Accès restreint par rôle (directeur, manager, staff)

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Accès : obtenir une copie de vos données
Rectification : corriger des données inexactes
Suppression : demander l'effacement de vos données
Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
Opposition : vous opposer au traitement de vos données
Limitation : restreindre le traitement dans certains cas

Pour exercer vos droits : contact@hotelmindai.com

En cas de réclamation, vous pouvez contacter la CNIL : www.cnil.fr

8. Transferts hors UE

Les données sont hébergées dans l'UE (Hetzner, Allemagne). Toutefois, l'API Anthropic (Claude) est située aux États-Unis. Des extraits de vos documents sont transmis à l'API pour générer des réponses. Ces extraits peuvent contenir des informations internes à votre hôtel mais ne contiennent pas de données personnelles d'identification directe (noms de clients, numéros de carte). Ce transfert est encadré par le DPA d'Anthropic incluant les Clauses Contractuelles Types (SCC) de l'UE conformément à l'article 46(2)(c) du RGPD.

9. Cookies

HotelMind utilise uniquement un cookie de session (strictement nécessaire au fonctionnement de l'application). Aucun cookie analytique, publicitaire ou de tracking n'est utilisé.

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Privacy Policy

In compliance with GDPR (EU Regulation 2016/679) — Last updated: June 2026

1. Data controller

HotelMind

DPO contact: contact@hotelmindai.com

2. Data collected

Data	Purpose	Legal basis
Username	Authentication	Contract performance
Password (bcrypt hashed)	Account security	Contract performance
Hotel name	Account identification	Contract performance
Email address	Communication, billing	Contract performance
Uploaded documents	AI indexing and search	Contract performance
Chatbot questions	Answer generation	Contract performance
IP address	Security (rate limiting)	Legitimate interest

3. What we do NOT do

Your documents are never used to train AI models
Your data is never sold or shared with third parties
No tracking or advertising cookies are used
No behavioral analysis is performed

4. Sub-processors

Service	Provider	Location	Usage
Server hosting	Hetzner Online GmbH	Germany (EU)	Data and application storage
AI API	Anthropic (Claude)	United States	Text response generation

When you ask a question, excerpts from your documents are sent to the Anthropic API to generate a response. This data is never used to train Anthropic's AI models. Under Anthropic's API retention policy (updated September 2025), API logs are retained for a maximum of 7 days for security and abuse detection purposes, then automatically deleted.

Anthropic offers a GDPR-compliant Data Processing Addendum (DPA) that includes EU Standard Contractual Clauses (SCCs) governing data transfers to the United States.

Official Anthropic documents:

5. Data retention

User accounts: retained while subscription is active, deleted upon account deactivation
Uploaded documents: deleted upon client request or hotel account deactivation
Chat history: in memory only, deleted on each logout
Server logs: retained for a limited period and regularly purged

6. Security

HTTPS/TLS encryption for all communications
Passwords hashed with bcrypt (irreversible)
Rate limiting on login attempts
Servers hosted in the European Union
Role-based access control (director, manager, staff)

7. Your rights

Under GDPR, you have the following rights:

Access: obtain a copy of your data
Rectification: correct inaccurate data
Erasure: request deletion of your data
Portability: receive your data in a structured format
Objection: object to processing of your data
Restriction: restrict processing in certain cases

To exercise your rights: contact@hotelmindai.com

For complaints, contact your local data protection authority.

8. Transfers outside the EU

Data is hosted in the EU (Hetzner, Germany). However, the Anthropic (Claude) API is located in the United States. Excerpts from your documents are transmitted to the API to generate responses. These excerpts may contain internal hotel information but do not contain directly identifiable personal data (guest names, card numbers). This transfer is governed by Anthropic's DPA including EU Standard Contractual Clauses (SCCs) under Article 46(2)(c) GDPR.

9. Cookies

HotelMind uses only a session cookie (strictly necessary for the application). No analytical, advertising, or tracking cookies are used.

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Política de Privacidad

Conforme al RGPD (Reglamento UE 2016/679) — Última actualización: junio 2026

1. Responsable del tratamiento

HotelMind

Contacto DPO: contact@hotelmindai.com

2. Datos recopilados

Dato	Finalidad	Base legal
Nombre de usuario	Autenticación	Ejecución del contrato
Contraseña (hash bcrypt)	Seguridad de la cuenta	Ejecución del contrato
Nombre del hotel	Identificación de la cuenta	Ejecución del contrato
Correo electrónico	Comunicación, facturación	Ejecución del contrato
Documentos cargados	Indexación y búsqueda IA	Ejecución del contrato
Preguntas al chatbot	Generación de respuestas	Ejecución del contrato
Dirección IP	Seguridad (limitación de velocidad)	Interés legítimo

3. Lo que NO hacemos

Sus documentos nunca se utilizan para entrenar modelos de IA
Sus datos nunca se venden ni comparten con terceros
No se utilizan cookies de seguimiento ni publicidad
No se realiza análisis de comportamiento

4. Subprocesadores

Servicio	Proveedor	Ubicación	Uso
Alojamiento del servidor	Hetzner Online GmbH	Alemania (UE)	Almacenamiento de datos y aplicación
API de Inteligencia Artificial	Anthropic (Claude)	Estados Unidos	Generación de respuestas textuales

Cuando usted hace una pregunta, se envían extractos de sus documentos a la API de Anthropic para generar una respuesta. Estos datos nunca se utilizan para entrenar los modelos de IA de Anthropic. Según la política de retención de la API de Anthropic (actualizada en septiembre de 2025), los registros de la API se conservan durante un máximo de 7 días con fines de seguridad y detección de abusos, y luego se eliminan automáticamente.

Anthropic ofrece un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) compatible con el RGPD, que incluye las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) de la UE para regular las transferencias de datos a Estados Unidos.

Documentos oficiales de Anthropic:

5. Duración de la conservación

Cuentas de usuario: conservadas mientras la suscripción esté activa, eliminadas al desactivar la cuenta
Documentos cargados: eliminados a petición del cliente o al desactivar la cuenta del hotel
Historial de chat: solo en memoria, eliminado en cada cierre de sesión
Registros del servidor: conservados de forma limitada y purgados regularmente

6. Seguridad

Cifrado HTTPS/TLS para todas las comunicaciones
Contraseñas hasheadas con bcrypt (irreversible)
Limitación de velocidad en intentos de inicio de sesión
Servidores alojados en la Unión Europea
Control de acceso basado en roles (director, gerente, personal)

7. Sus derechos

Conforme al RGPD, usted tiene los siguientes derechos:

Acceso: obtener una copia de sus datos
Rectificación: corregir datos inexactos
Supresión: solicitar la eliminación de sus datos
Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado
Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos
Limitación: restringir el tratamiento en ciertos casos

Para ejercer sus derechos: contact@hotelmindai.com

Para reclamaciones, contacte con la autoridad de protección de datos de su país.

8. Transferencias fuera de la UE

Los datos se alojan en la UE (Hetzner, Alemania). Sin embargo, la API de Anthropic (Claude) se encuentra en Estados Unidos. Se transmiten extractos de sus documentos a la API para generar respuestas. Estos extractos pueden contener información interna del hotel pero no contienen datos personales directamente identificables (nombres de huéspedes, números de tarjeta). Esta transferencia está regulada por el DPA de Anthropic que incluye las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) de la UE conforme al artículo 46(2)(c) del RGPD.

9. Cookies

HotelMind utiliza únicamente una cookie de sesión (estrictamente necesaria para el funcionamiento de la aplicación). No se utilizan cookies analíticas, publicitarias ni de seguimiento.

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